Zitting van 20 april 2020

Goedkeuring notulen 17 februari 2020.

Besluit:

Met algemene stemmen

Enig art. :De raad voor maatschappelijk welzijn keurt haar notulen van

17 februari 2020 goed.

Zitting van 20 april 2020

Kennisname besluit gouverneur goedkeuring meerjarenplan 2020-2025.

Besluit:

Enig art. :De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van het besluit van de gouverneur van de provincie Vlaams-Brabant, houdende vaststelling van het meerjarenplan 2020-2025.

Zitting van 20 april 2020

Aanpassing rechtspositieregeling  OCMW personeel (evaluatie en selectieprocedure).

Besluit:

Met algemene stemmen

Art. 1 -In artikels 42 tot 43 van de RPR voor personeel cf. art. 104 §1 en 2

OCMW decreet (art. 37 tot 38 voor RPR cf. art. 104§6) worden

volgende zaken aangepast, vermits de algemeen directeur bevoegd is voor het aanwervings- en ontslaggebeuren via delegatie voor het voltallige personeel:

Art. 42 (37). Het resultaat van de eindevaluatie van de proeftijd is ofwel gunstig ofwel ongunstig.

Het statutaire personeelslid op proef dat na het verstrijken van de proeftijd op grond van het ongunstige resultaat van de eindevaluatie niet in aanmerking komt voor de vaste aanstelling in statutair verband, wordt ontslagen. Het ontslag wordt gegeven in overeenstemming met de bepalingen van art. 157 (art. 137).

De algemeen directeur hoort het personeelslid vooraf.

Art. 42bis (37 bis)

§ 1. De evaluator kan een verlenging van de proeftijd voorstellen als uit de eindevaluatie blijkt dat de duur van de proeftijd niet volstaat om tot een gefundeerd evaluatieresultaat te komen. In voorkomend geval wordt het voorstel van verlenging gemotiveerd. De verlenging kan niet geweigerd worden.

De verlenging kan eenmaal voor maximaal de duur van de proeftijd worden toegepast. Als een verlenging voorgesteld wordt, wordt de duur van de verlenging naargelang van het geval bepaald binnen de grenzen van de toegelaten maximumduur.

§ 2. De algemeen directeur beslist over de verlenging van de proeftijd.

Het statutaire personeelslid op proef wordt voor de afloop van de verlengde evaluatieperiode opnieuw geëvalueerd. Als uit de evaluatie blijkt dat het personeelslid niet in aanmerking komt voor de vaste aanstelling in statutair verband, wordt het ontslagen in overeenstemming met de bepalingen van art. 157. De algemeen directeur hoort het personeelslid vooraf.

Art. 42 ter (37 ter) Er is geen beroep mogelijk tegen de evaluaties tijdens de proeftijd.

Art. 43 (38) Na afloop van de proeftijd behoudt het statutaire personeelslid op proef zijn hoedanigheid van op proef aangesteld personeelslid, tot de algemeen directeur beslist over de vaste aanstelling of het ontslag.

Art. 2. -De titel van hoofdstuk VII wordt gewijzigd van "de evaluatie tijdens de

loopbaan" naar "de opvolging van het personeelslid tijdens de loopbaan".

De artikels 47 tot en met 62 (42 tot 57 voor RPR cf art. 104§6) met betrekking tot evaluatie worden geschrapt en vervangen door artikels 47 tot en met 55.

Hoofdstuk VII. De opvolging van het personeelslid tijdens de loopbaan

De feedbackcultuur

Afdeling I. Algemeen

Art. 47 (42)

Het feedbackproces gebeurt op ambtelijk niveau.

Het personeelslid heeft gedurende de volledige loopbaan recht op opvolging en ondersteuning met betrekking tot het functioneren. Dit in de vorm van permanente informele en formele feedback.

De rechtstreeks en eventueel de hogere leidinggevende stroomlijnen het inhoudelijk samenbrengen van deze feedback. Ook andere actoren; (naaste) collega’s, personeelsleden van andere teams, al dan niet leidinggevend, klanten en andere organisaties … kunnen deel uitmaken van het feedbackproces en hierin een belangrijke inbreng hebben.

Het doel van de feedbackcultuur is het stimuleren van de verdere ontwikkeling van personeelsleden en het functioneren te optimaliseren.

Feedback omvat zowel positieve punten als groeipunten. Het uitwisselen van feedback gebeurt op een constructieve en respectvolle manier.

We streven er echter naar dat er in de feedbackcultuur een permanente wisselwerking is van feedback geven en krijgen tussen alle betrokken partijen op de werkvloer. Dit betekent dat er niet (meer) wordt gewacht op bepaalde geijkte momenten maar dat er een voortdurend proces van feedback geven en ontvangen ontstaat.

De personeelsdienst monitort het proces en biedt, waar nodig, ondersteuning zodat het permanente feedbackgebeuren kan groeien in de organisatie.

Afdeling II. Feedbackgesprekken

Art. 48.(43)  Op regelmatige basis gebeuren feedbackgesprekken binnen de organisatie.

Van deze regelmatige feedbackgesprekken tussen rechtstreeks leidinggevende en personeelslid verwachten we minimaal één formeel geregistreerd gesprek per kalenderjaar. Dit om te stimuleren en te garanderen dat de leidinggevende minstens éénmaal per jaar de tijd neemt om uitgebreider in te gaan op het functioneren, de verdere ontwikkeling, de loopbaan, het welzijn, … van personeelsleden.

Dit verslag wordt door het personeelslid en door de leidinggevende(n)  ondertekend als gezien. In dit verslag worden afspraken over bepaalde aandachtspunten vermeld. Indien geen afspraken kunnen gemaakt worden, wordt een nieuw feedbackgesprek gehouden in aanwezigheid van de hogere leidinggevende.

De inhoud van de gesprekken komt in onderling overleg tussen de rechtstreeks

leidinggevende en het personeelslid tot stand. 

Voor informele gesprekken geldt er geen verplichting naar registratie toe, doch we achten deze minstens even belangrijk, zo niet belangrijker voor de ontwikkeling van het personeelslid. De hogere leidinggevende bewaakt het globale feedbackproces voor de eigen dienst, departement en verzamelt feedback over het leidinggeven van de eigen leidinggevenden.

De personeelsdienst houdt een register bij van het jaarlijks verplichte feedbackgesprek en verzamelt de feedbackgesprekken van de personeelsleden.

Afdeling III. Het opvolgtraject

Aanleiding

Art. 49 (44)

Indien na herhaaldelijke feedbackgesprekken blijkt dat een disfunctioneren niet door bijkomende feedbackgesprekken opgelost kan worden, dan stelt de leidinggevende een schriftelijk verslag op van minimum de laatste 3 geregistreerde feedbackgesprekken. Deze moeten hebben plaatsgevonden binnen een tijdspanne van minimum 1 jaar (tussen het eerste en het laatste feedbackgesprek). Dit verslag wordt ondertekend door de leidinggevende en het betrokken pesoneelslid.

Zowel het personeelslid als zijn rechtstreekse leidinggevende krijgen een exemplaar van het verslag.

Dit verslag en het voorstel om een evaluatieprocedure op te starten wordt door de leidinggevende voorgelegd aan het hoofd van het personeel dat over het opstarten van een formeel opvolgtraject zal beslissen. Een afschrift van de beslissing van het hoofd van het personeel en bovenvermeld verslag worden aan het betrokken personeelslid overhandigd en getekend voor ontvangst of aangetekend verstuurd. De betrokken leidinggevende wordt op de hoogte gebracht van de beslissing van het hoofd van het personeel. Dit betekent concreet dat het personeelslid een ongunstig evaluatieresultaat heeft.

Verloop

Art. 50 (45)

Het opvolgtraject loopt over 6 maanden en vangt aan met een planningsverbetergesprek tussen het personeelslid en de rechtstreeks leidinggevende. Een hogere leidinggevende kan op vraag van het personeelslid of de rechtstreeks leidinggevende aanwezig zijn bij dit gesprek.

Uit dit planningsverbetergesprek volgt een formeel verslag met afspraken.

De periode van 6 maanden opvolging gaat in op het moment dat de rechtstreeks en hogere leidinggevende met het personeelslid het planningsverbetergesprek van het opvolgtraject hebben gevoerd en het personeelslid dit verslag voor ontvangst heeft ondertekend.

Na 6 maanden volgt er een evaluatie van het opvolgtraject, voorafgegaan door minstens één verplicht functioneringsopvolggesprek. Uiteraard stimuleren we het voeren van meerdere (formele) gesprekken doorheen dit traject. Opvolging in de vorm van frequente gesprekken staaft de kwaliteit van het opvolgtraject.

Art. 51.(46) In het verplicht functioneringsopvolggesprek krijgt het personeelslid tussentijds feedback over zijn functioneren. We streven ernaar dat zowel het planningsverbetergesprek als het functioneringsopvolggesprek een tweerichtingsgesprek is tussen het personeelslid en de rechtstreeks leidinggevende, met actieve inbreng van het personeelslid, bedoeld om het functioneren te verbeteren en de verdere ontwikkeling te bespreken.

Art. 52. (47) De afspraken uit het planningsverbetergesprek en uit het verplichte functioneringsopvolggesprek, vormen het uitgangspunt van de evaluatie van het opvolgtraject op het einde van het traject van zes maanden.

Het resultaat van de evaluatie opvolgtraject is gunstig of ongunstig.

De rechtstreeks leidinggevende neemt het resultaat van de evolutie in het functioneren van het personeelslid op in een kwalitatief beschrijvend verslag dat het evaluatieresultaat voldoende onderbouwt en specificeert.

Alle partijen (rechtstreeks leidinggevende, hogere leidinggevende en personeelslid) ondertekenen het document ter kennisneming.

Binnen de 15 kalenderdagen kan het personeelslid opmerkingen bij het evaluatieverslag formuleren. Het personeelslid bezorgt het document met opmerkingen aan de rechtstreeks leidinggevende, die dit voor kennisneming ondertekent.

Als het personeelslid na 15 kalenderdagen geen opmerkingen formuleert, mag de evaluatie als definitief worden beschouwd.

In het andere geval bezorgt de rechtstreeks leidinggevende ten laatste 15 kalenderdagen nadat het evaluatieverslag met opmerkingen werd terugbezorgd een al dan niet aangepast verslag aan het personeelslid.

Het verslag wordt door beide leidinggevenden ondertekend. Het personeelslid tekent het definitieve verslag voor kennisneming. Vanaf dan is de eerste fase van de evaluatie van het opvolgtraject definitief.

Weigert het personeelslid om documenten te ondertekenen of een exemplaar van de documenten in ontvangst te nemen, dan wordt dit op het respectievelijke document vermeld en wordt een exemplaar van dat document aangetekend verzonden naar het verblijfadres van het personeelslid, zoals dit gekend is bij de personeelsdienst.

Wanneer het personeelslid formele gesprekken weigert, dan wordt hiervan eveneens melding gemaakt op de respectievelijke documenten en wordt een exemplaar van dit document aangetekend verzonden naar het verblijfadres van het personeelslid, zoals dit gekend is bij de personeelsdienst.

Het personeelslid kan vanaf dat moment beroep aantekenen bij de evaluatiecommissie tegen een ongunstige evaluatie van het opvolgtraject volgens de procedure beschreven in de artikels 63 tot en met 70 (58 tot en met 63).

Gevolgen van het evaluatieresultaat van het opvolgtraject op de loopbaan.

Art. 53 (48). Het personeelslid waarvoor in de feedbackcultuur een opvolgtraject van zes maanden is opgestart, heeft geen recht op de volgende salarisschaal in de functionele loopbaan, ook al heeft het de vereiste schaalanciënniteit. Het personeelslid kan vanaf het moment dat hij of zij tekende voor ontvangst (cfr art. 49) beroep aantekenen bij de evaluatiecommissie tegen dit ongunstige evaluatieresultaat volgens de procedure beschreven in de artikels 63 tot en met 70.

Het personeelslid krijgt de volgende salarisschaal van de functionele loopbaan pas als het een gunstig evaluatieresultaat voor de evaluatie van het opvolgtraject behaalt.

Een gunstig evaluatieresultaat voor het opvolgtraject betekent dat het personeelslid in dienst blijft en verder wordt opgevolgd en ondersteund in zijn functioneren en ontwikkelen zoals het in de feedbackcultuur wordt omschreven.

Indien uit de evaluatie opvolgtraject manifest blijkt dat het personeelslid nog niet voldoet, wordt het personeelslid ontslagen wegens beroepsongeschiktheid.

Het hoofd van het personeel beslist over de toepassing van de positieve en negatieve gevolgen zoals hierboven vermeld.

Hij baseert zijn beslissing op een voorstel van de leidinggevenden. Het hoofd van het personeel formuleert zelf het gewenste gevolg voor de personeelsleden van wie hijzelf leidinggevend is en baseert zijn beslissing daarop.

Het personeelslid en zijn rechtstreeks en hogere leidinggevende worden van de beslissing van het hoofd van het personeel over de gevolgen van de evaluatie op de hoogte gebracht.

Art. 54 (49). Het hoofd van het personeel formuleert het gemotiveerde voorstel tot ontslag wegens beroepsongeschiktheid op basis van het evaluatieverslag van de evaluatie opvolgtraject.

Het personeelslid, zijn rechtstreeks en hogere leidinggevende worden van het gemotiveerde voorstel tot ontslag binnen de 15 kalenderdagen op de hoogte gebracht nadat het eventuele beroep tegen een ongunstige evaluatie opvolgtraject is afgehandeld en het hoofd van het personeel beslist heeft dat het resultaat gehandhaafd blijft.

De aanstellende overheid beslist over het ontslag wegens beroepsongeschiktheid. Ze hoort het personeelslid vooraf.

Het ontslag van het vast aangestelde statutaire personeelslid verloopt volgens de regels, vermeld in artikel 158.

Het persoonlijk dossier van het personeelslid

Art. 55 (50). In het persoonlijk dossier van het personeelslid worden alle verslagen van de feedbackgesprekken en van de verslagen van het opvolgtraject verzameld. Dit dossier is een onderdeel van het persoonlijk personeelsdossier. Het personeelslid heeft het recht om zijn persoonlijk dossier te raadplegen en krijgt er op zijn verzoek een afschrift van.

Art. 56-62 (50 tot 57) opgeheven

Art. 4.- In hoofdstuk III de selectieprocedure (voor beide RPR hetzelfde) wordt

artikel 13 vervangen als volgt en wordt artikel 23 aangepast:

Art. 13§1 Elke selectie wordt uitgevoerd op basis van selectiecriteria en met behulp van een of meer selectietechnieken.

De selectiecriteria en de selectietechnieken zijn afgestemd op de functiebeschrijving. Voor functies van dezelfde graad zijn de selectietechnieken gelijkwaardig.

§2. Het examenprogramma beoogt de toetsing van de basisvaardigheden, communicatiemogelijkheden en het profiel van de kandidaten op basis van het niveau van de betrekking en de functiebeschrijving. De examens bestaan uit minimum twee gedeelten:

a) een schriftelijk of praktisch gedeelte

b) een mondeling gedeelte of grondig sollicitatiegesprek

§3 De selectie kan aangevuld worden met psychotechnische onderzoeken en/of een proef over het functioneren in groep die uitgevoerd worden door een extern selectiebureau. Er wordt een uitspraak gedaan naar de geschiktheid van de kandidaat (niet geschikt, geschikt).

§4. Onverminderd de bepalingen van dit artikel kan de aanstellende overheid bepalen dat een preselectie zal plaatsvinden bijvoorbeeld op basis van meerkeuzevragen.

§5 Voor de functie van algemeen directeur wordt het examenprogramma aangevuld met een test die de managements- en leiderschapscapaciteiten van de kandidaten toetst.

Voor de functie van financieel directeur wordt het examenprogramma aangevuld met een test die het financieel-economische inzicht van de kandidaten toetst.

Deze testen worden afgenomen door een extern selectiebureau.

Art. 23§3

De aanstellende overheid kan pas bij uitputting van de wervingsreserve of bij weigering van alle resterende kandidaten in de wervingsreserve, een nieuwe aanwervingsprocedure organiseren voor de betreffende functie.

Art. 5.-Afdeling VI (afdeling V voor RPR cf art. 104§6) wordt aangevuld als

volgt: specifieke bepalingen voor de aanwerving van vervanger, contractuele personeelsleden met een contract voor maximaal 2 jaar en knelpuntberoepen. Er wordt een nieuwe afdeling VI.3 (V.3 voor RPR cf. art. 104§6) ingevoegd: specifieke bepalingen voor de aanwerving van knelpuntberoepen met art. 29 quater (25 quater voor RPR cf. art. 104§6). Het bestaande artikel 29 quater (25 quater) dat bij afdeling VII (afdeling VI) hoorde wordt hernummerd naar artikel 29 quinquies (25 quinquies). Inhoudelijk wijzigt afdeling VII (afdeling VI voor RPR cf. art. 104§6) niet.

Afdeling VI.3 (V.3) Specifieke bepalingen voor de aanwerving van knelpuntberoepen

Art. 29 quater (25 quater)

§ 1.Voor functies die door de aanstellende overheid als knelpuntberoep beschouwd worden, kan onderstaande procedure toegepast worden. De bepalingen voor de aanwerving van het overige personeel blijven van toepassing voor zover er in dit hoofdstuk niet van afgeweken wordt.

§2. De oproep tot kandidaten wordt permanent via ten minste de website van Asse en de website van VDAB bekendgemaakt zolang de nood bestaat aan de invulling van het knelpuntberoep.

§3. Zodra een of meerdere kandidaten zich aanmelden, wordt overgegaan tot een selectieprocedure, volgens volgende bepalingen:

1.De selectie bestaat uit een competentiegericht interview en desgevallend een werkobservatie.

In het interview worden de vooropgestelde competenties op een gestructureerde en gedragsgerichte manier bevraagd. Er wordt ook uitgebreid stilgestaan bij de ervaring, motivatie en ambities van de kandidaten.

Als werkobservatie kan aan de kandidaten gevraagd worden om maximum een halve dag mee te lopen in het beroep waarvoor zij solliciteren. Daarbij wordt de bekwaamheid en werkhouding geobserveerd.

2.De selectie gebeurt door een selectiecommissie van ten minste 2 deskundigen, die zowel intern als extern aan het bestuur kunnen zijn. De aanstellende overheid maakt een lijst op van deskundigen waarop gedurende een welbepaalde periode beroep kan worden gedaan om selecties uit te voeren.

3.De selectiecommissie maakt een verslag op met betrekking tot de geschiktheid of ongeschiktheid van elke kandidaat.

4.De kandidaten worden op de hoogte gebracht van het resultaat van de selectie. Aan de geschikt gevonden kandidaten wordt gevraagd om de bewijsstukken dat ze aan alle voorwaarden voldoen te bezorgen binnen een door de aanstellende overheid bepaalde termijn.

5.De aanstellende overheid kiest een kandidaat uit de geschikt bevonden kandidaten die de gevraagde bewijsstukken bezorgd hebben. Dit gebeurt op basis van de resultaten van de selectie en op basis van de periode binnen dewelke de kandidaten de functie kunnen opnemen.

Afdeling VII (afdeling VI) Specifieke bepalingen voor gezamenlijke procedure met de gemeente

Art. 29 quinquies (25 quinquies)

Art. 6 -Deze wijzigingen aan de rechtspositieregeling zijn van kracht vanaf

1 april 2020.

Zitting van 20 april 2020

Kaderovereenkomst voor het gebruik van sociaal tolken en vertalen.

Besluit:

Met algemene stemmen

Enig art.:De OCMW raad gaat akkoord met het ondertekenen van de vernieuwde samenwerkingsovereenkomst met het Agentschap Integratie en Inburgering met betrekking tot het gebruik van sociaal tolken en vertalen.