Zitting van 23 september 2024
Goedkeuring notulen 26 augustus 2024.
Motivering:
Bevoegdheid
De organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn.
Het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.
Feitelijk
Als bijlage, de notulen van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn van 26 augustus 2024.
Besluit:
Met algemene stemmen
Enig art. :
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de notulen van 26 augustus 2024 goed.
Zitting van 23 september 2024
Capacity Building - Lokaal Partnerschap DAW+: goedkeuring partnerschapsovereenkomst en joint controller overeenkomst.
Motivering:
Bevoegdheid
De organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn.
Het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.
Aanleiding en context
Oproep 64 Europa WSE (Werk en Sociale Economie) 'Lokale partnerschappen voor de duurzame participatie op de arbeidsmarkt van personen met een complexe multiproblematiek'.
De beslissing van het vast bureau, d.d. 3 april 2023, houdende goedkeuring 'intentieverklaring lokale partnerschappen Capacity Building'.
De beslissing van het vast bureau, d.d. 23 oktober 2023, houdende goedkeuring 'valideren mandaat jurybeslissing Capacity Building'.
De beslissing van het vast bureau van 29 januari 2024 houdende goedkeuring 'projectvoorstel Lokaal partnerschap DAW+'.
De beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 19 februari 2024 houdende goedkeuring 'projectvoorstel Lokaal partnerschap DAW+'.
Feitelijk
Vanaf 2024 centraliseert Europa Werk en Sociale Economie (WSE) alle middelen sociale inclusie in het project 'Capacity Building Lokale Partnerschappen'.
Vanuit het samenwerkingsverband ‘ST DAW’ (Dilbeek, Asse, Wemmel) rond Sociale Economie en Werk werd er onderzocht wat de haalbaarheid en mogelijkheden zijn om samen te werken rond dit project.
De gemeenten Merchtem en Opwijk vervoegden in dit project de cluster waarbij het nieuwe werkingsgebied DAW+ volgende gemeenten omvat: Dilbeek, Asse, Wemmel, Opwijk en Merchtem.
Dit lokaal partnerschap is een project dat getrokken wordt vanuit een samenwerking tussen VVSG, VDAB, Europa WSE en eerder genoemde lokale structuren.
Met dit project wil de Vlaamse overheid de lokale besturen ondersteunen in het opzetten van een duurzaam lokaal partnerschap waarin de VDAB en de OCMW’s kernpartners zullen zijn.
Dit project moet het verder mogelijk maken om expertises van verschillende (relevante) partnerorganisaties te bundelen.
Deze verzameling van expertises en kennis zal vervolgens aangewend worden om werkzoekenden met allerlei profielen en met multiproblematieken beter te begeleiden en ondersteunen in hun activatietraject.
Dit besluit betreft de goedkeuring van de partnerschapsovereenkomst en de bijhorende documenten van het lokaal partnerschap DAW+ in functie van de duurzame participatie op de arbeidsmarkt van personen met een complexe multiproblematiek.
Hieraan voorafgaand werden de werkingsgebieden afgebakend (fase 1), de lokale noden en doelgroep werden geïdentificeerd (fase 2), de partners zijn via een juryproces bepaald (fase 3) en een hechte werkgroep werd gerealiseerd (fase 4).
De wijze van samenwerking (tussen desbetreffende partnerorganisaties, de VDAB, de lokale besturen, de regisseur Werk & Sociale Economie en het ondersteuningsteam vanuit de VDAB en VVSG) werd in overlegstructuren gegoten en de bijhorende documenten zijn voorbereid om te kunnen starten met de effectieve begeleiding van personen.
Er werd onder meer een stuurgroep opgericht. Deze bestaat in hoofdzaak uit leidinggevende(n) profielen die de linken met de moederorganisatie faciliteren en bewaken, de richting van het partnerschap mee vorm geven en bijsturen waar nodig.
Vervolgens is er een uitvoerend team opgericht dat verantwoordelijk is voor de individuele trajecten van (potentiële) deelnemers. Hierin zitten coaches en toeleiders. Dit lokaal partnerschap beoogt om gelijktijdig 80 deelnemers te begeleiden.
Tussen de stuurgroep en het uitvoerende team staat een projectcoördinator die voorbereidingen, ondersteuning en navolging geeft aan de vereisten van het partnerschap. Het betreft een dynamische samenwerking met een groot lerend vermogen.
Om de kwaliteit van de dienstverlening van dit partnerschap te bewaken en om het lerend vermogen te stimuleren, wordt dit partnerschap bijgestaan door een kwaliteitscoach van de VVSG. Als uit het leerproces na een bepaalde periode blijkt dat de samenstelling van het partnerschap onvoldoende aansluit bij de noden van de doelgroep, zal het partnerschap stappen ondernemen om de samenstelling te wijzigen.
De voorgenoemde samenwerkingsmodaliteiten worden beschreven in de partnerschapsovereenkomst.
De operationele samenwerkingsmodaliteiten worden verder uitgewerkt in een Projectcharter om de doelstellingen zoals vooropgesteld in de partnerschapsovereenkomst te kunnen realiseren.
Alle bijlagen van de partnerschapsovereenkomst zijn hieronder opgesomd.
Daar dit lokaal partnerschap uit zowel publieke als private partners bestaat en daar er allerhande persoonsgegevens worden verwerkt om de hulpverlening te kunnen realiseren, is er een Joint Controller Overeenkomst/Agreement (JCA) opgemaakt met verwijzingen naar de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze overeenkomst bevat een formalisatie van afspraken met betrekking tot de uitvoering en organisatie van deze verwerking van persoonsgegevens.
Iedere partner is gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke en is zelf verantwoordelijk voor de naleving van de AVG.
De JCA werkt de rollen, verantwoordelijkheden, rechten en verplichtingen van de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken uit en maakt daarom integraal deel uit van deze partnerschapsovereenkomst en moet eveneens worden ondertekend, net zoals de gegevensbeschermingseffectbeoordeling (GEB), die de risico’s van deze gegevensverwerking analyseren.
De tweede lijst die hieronder wordt weergegeven bevat een overzicht van alle documenten die het naleven van de AVG binnen het lokaal partnerschap dienen te waarborgen.
Bijlagen partnerschapsovereenkomst
Titel document | Korte beschrijving |
Algemene voorwaarden (A) | Dit zijn de algemene, oproepspecifieke en projectspecifieke voorwaarden die moeten worden nageleefd opdat de middelen uit het Europees Sociaal Fonds Plus (ESF+) kunnen worden toegekend: administratieve en financiële aspecten, communicatieverplichtingen, naleving van de AVG en de wet van de overheidsopdrachten en dergelijke meer. |
Gegevensbescherm beoordeling (B)(5)
| Dit is een controle die men voor de verwerking van de gegevens dient uit te voeren, om de privacy risico’s te identificeren en de mogelijke risico's die de samenwerking voor de betrokken deelnemer kan inhouden te onderzoeken, in het licht van alle rechten en vrijheden die zij genieten. |
Joint Controller Overeenkomst (C) | Dit bevat een formalisatie van afspraken met betrekking tot de uitvoering en organisatie van de verwerking van persoonsgegevens in dit lokaal partnerschap in kader van het naleven van de AVG. |
Kwaliteitskader (D) | Dit is een interne leidraad voor Europa WSE, om op maat uit te maken waarop de coaching vanuit EU-WSE zich zal richten met als doel de kwaliteit van dienstverlening voor onze doelgroep(en) te verzekeren. |
Oproep ‘Lokale Partnerschappen voor de duurzame participatie op de arbeidsmarkt van personen met een complexe multiproblematiek’ van Europa WSE (E) | Dit is de oproepfiche op basis waarvan het lokaal partnerschap LiFT DAW+ is ontstaan. |
Projectcharter (F) | De operationele samenwerkingsmodaliteiten |
Partnerschaps | Lokaal Partnerschap DAW+ |
Bijlagen documenten in functie van naleving van de algemene verordening gegevensbescherming:
Titel document | Korte beschrijving |
Bewaarbeleid (1)
| Dit bevat het verwerkingsdoeleinde, een opsomming van de gegevens en de maximale bewaartermijn van deze aspecten binnen het project Lokale Partnerschappen. |
Datalekbeleid (2)
| Dit bevat afspraken in geval van een inbreuk op de beveiliging (per ongeluk of op onrechtmatige wijze, intern of extern) en gaat bijvoorbeeld dieper in op wat een datalek is en wanneer er een meldplicht is bij de toezichthoudende autoriteiten. |
FLOW (3) (beslissingsboom + typedocumenten) | Dit is een schematisch overzicht van de weg dat een deelnemer aflegt binnen het lokaal partnerschap en welke administratie hierbij komt kijken. |
Legitimate Interest Assesment (4) | Dit is een belangenafweging die ons werd aangereikt vanuit VVSG. Het betreft een drievoudige toets; de doeltoets, noodzakelijkheidstoets en de afwegingstoets, daar de verwerking van gewone persoonsgegevens door private partners gebeurt op basis van het gerechtvaardigd belang. |
Gegevensbeschermings effectbeoordeling (5)
| Dit is een controle die men voor de verwerking van de gegevens dient uit te voeren, om de privacy risico’s te identificeren en de mogelijke risico's die de samenwerking voor de betrokken deelnemer kan inhouden te onderzoeken, in het licht van alle rechten en vrijheden die zij genieten |
Geheimhoudingsclausule (6)
| Dit is een verklaring dat de medewerker (die NIET gebonden is door het beroepsgeheim) alle informatie die hij ontvangt i.k.v. het lokale partnerschap vertrouwelijk zal behandelen |
Informatieveiligheidsplan (7)
| Dit is een uitwerking van risicomanagement op het vlak van informatieverwerking. bvb: overleg met de aangestelde DPO in een informatieveiligheidscel en een jaarlijks opleidingsmoment voor de coaches en toeleiders. |
Privacyverklaring (8)
| Dit omvat een uitleg over hoe het lokale partnerschap met de persoonsgegevens omgaat van de deelnemers en hiermee willen zij aantonen dat er het nodige respect wordt gegeven. (Iedere partner verwijst op zijn website naar deze verklaring of plaatst een link naar de website van Haviland) |
Rechtmatigheidsonderzoek verwerking gewone persoonsgegevens (9) | Rechtmatigheidsonderzoek verwerking gewone persoonsgegevens. |
Toestemmingsformulieren (10)
| Hiermee geeft de deelnemer toestemming om (bijzondere categorieën) persoonsgegevens te verwerken en hierbij wordt de deelnemer ingelicht dat een deelname en een verwerking van gegevens steeds kan worden stopgezet. |
Transparantieverplichting (11)
| Dit omvat uitleg (in helder taalgebruik) voor de deelnemer over wat er gebeurt met zijn persoonsgegevens en waar hij terecht kan met een melding of klacht. |
Vertrouwelijkheidscontract (12)
| Hiermee verbindt de werknemer er zich toe om de AVG na te leven en zich alleen toegang te verschaffen tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de haar/hem toevertrouwde opdracht in het kader van de verwerking van persoonsgegevens. |
Verwerkersovereenkomst (model) (13) | Dit is een model van een overeenkomst bijvoorbeeld in geval er een softwareapplicatie zou worden gebruikt in de toekomst. |
Verwerkingsregister (14)
| De verwerking van persoonsgegevens worden hierin gecategoriseerd volgens verschillenden doelen, met vermelding van betrokken diensten, verwerkingsverantwoordelijken, alsook de categorieën van verwerkte gegevens, de verwerkingsgrond (bvb. algemeen belang) en dergelijke meer. Het is belangrijk dat dit verwerkingsregister wordt overgemaakt aan de DPO van de partnerorganisaties. |
Financieel Luik
Het totale beschikbare budget voor de hele duurtijd van het project wordt weergegeven in volgende tabel
| ESF (40%) + VCF (30%) | Cofinanciering VDAB | Cofinanciering lokaal bestuur | Totaal |
projectbudget | 2.541.442,05 | 544.594,73 | 544.594,73 | 3.630.631,51 |
budget per jaar | 423.573,68 | 90.765,45 | 90.765,45 | 605.104,92 |
De lokale partnerschappen starten hun werking tussen 1 januari 2024 en uiterlijk 1 oktober 2024 en hebben een looptijd van maximaal 6 jaar met als uiterlijke einddatum 31 december 2029.
Het werkingsbudget voor het partnerschap in 2024 bedraagt 605.104,92 EUR. Dit budget wordt gefinancierd door Europa WSE, Vlaanderen, VDAB en lokale besturen.
De financiering van het werkingsbudget is als volgt:
● Europa WSE: 242.042,10 EUR
● Vlaanderen: 181.531,58 EUR
● VDAB: 90.765,45 EUR
● Lokale besturen: 90.765,45 EUR
De 5 lokale besturen van het werkingsgebied DAW+ dienen verplicht 15% te financieren aan het partnerschap. Er werd gekozen om deze cofinanciering zowel via middelen als via personeelsinzet te laten verlopen om een zo efficiënt mogelijk partnerschap te creëren.
Deze formule resulteert in een team met het equivalent van 5,6 VTE.
Inzet van forfait en budgettaire flexibiliteit:
In functie van het lerend en dynamisch karakter van het partnerschap, wordt een jaarlijkse begroting opgesteld door de stuurgroep. Deze begroting laat dan ook toe dat het partnerschap flexibel doch bewust om kan springen met de beschikbare middelen. Het partnerschap stelt alles in het werk om een zo groot mogelijk resultaat te halen binnen het financieel plaatje.
Het akkoord van het vast bureau van 26 augustus 2024.
Besluit:
Met algemene stemmen
Art. 1:
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt met betrekking tot Capacity Building het volgende integraal goed:
- de Partnerschapsovereenkomst Lokaal Partnerschap DAW+
- het Projectcharter
- de Joint Controller Overeenkomst en bijhorende bijlagen
- de Gegevensbeschermingseffectbeoordeling
Art. 2:
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt het engagement en de rol die het lokaal bestuur Asse binnen dit lokaal partnerschap opneemt goed.
Publicatie LBLOD
De applicatie "Meeting.burger" helpt lokale besturen bij het aanmaken, annoteren en publiceren van agenda's, besluiten en notulen volgens het principe van gelinkte open data.
Wanneer een publicatie wordt uitgevoerd, wordt er een expliciete "bundel" van het document opgeslagen. Op dat moment is het document inhoudelijk niet meer aanpasbaar door de gebruiker. Deze "bundel" bestaat uit:
De inhoud van de publicatie op het moment dat deze werd uitgevoerd.
Een unieke identificatie van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.
De tijdstempel waarop de actie werd uitgevoerd.
Al deze gegevens staan op een aparte publicatie omgeving die beveiligd toegankelijk is voor een beperkt aantal personen.